С Ф Е Р А   Д Е Я Т Е Л Ь Н О С Т И 

Школьный округ Лакота (LLSD) – растущий пригородный школьный округ вблизи Цинциннати, штат Огайо. Лакота был назван в числе лучших школьных округов, его работа получила оценку «отлично» в штате Огайо. Состоящий из 23 учреждений, располагающихся на территории в 46 квадратных миль, LLSD в настоящее время работает с примерно 17000 учениками и 2300 преподавателями и сотрудниками; ожидается, что число учащихся будет увеличиваться примерно на шесть-восемь сотен в год в течение следующих нескольких лет.

У округа имеется два ИТ-специалиста, отвечающих за сеть и системное администрирование: главой отдела является Тодд Уэсли, сетевой и системный администратор школьного округа, в подчинении у него находится один сетевой администратор. Все системы реализованы в районном масштабе. Школьный округ Лакота использует все сетевое оборудование округа, бюджет которого составляет около 120 миллионов долларов в год, имея двух человек обсуживающего персонала.

З А Д А Ч А

Прежде чем выбрать CommuniGate Pro для поддержки служб обмена сообщениями около 3 лет назад, LLSD использовали почтовые возможности провайдера. Вскоре они осознали, что будет лучше создать собственную систему электронной почты, в связи с ограничениями и недостатками провайдерского обеспечения, и было принято решение о замене системы.

«Мы не могли полностью полагаться на нее, у нас было мало возможностей для управления ею нужным для наших пользователей образом и для осуществления всех тех действий, которые нам действительно необходимо было выполнять», – говорит Тодд Уэсли, старший системный администратор LLSD.

При оценке решений для электронной почты вскоре стало очевидно, что LLSD требовался продукт, который бы имел оптимальную совокупную стоимость владения, был прост в обслуживании, являлся мультиплатформенным и предоставлял прочную основу для инфраструктуры обмена сообщениями, чтобы соответствовать предполагаемому росту и потребностям пользователей в будущем. В конце концов, им пришлось выбирать между Microsoft Exchange и CommuniGate Pro от компании CommuniGate Systems.

Р Е Ш Е Н И Е

Почерпнув сведения о компании CommuniGate Systems из нескольких изданий, Уэсли и его команда приняли решение внедрить ПО CommuniGate Pro, поскольку этот продукт позволял снизить совокупную стоимость владения, был прост в обслуживании и мог работать на нескольких платформах. Было очень важно, чтобы решение не привязывалось к определенной платформе, удовлетворяя будущий рост и обеспечивая LLSD гибкость перехода на и / или подключения дополнительных платформ в будущем. Уэсли говорит: «В настоящее время мы работает на Mac OSX, и очень довольны ею. Но это не значит, что через год или два, или даже через пять лет, мы будем продолжать работать с этой конкретной платформой. Здорово знать, что мы можем практически безболезненно перейти на другую платформу».

П Р Е И М У Щ Е С Т В А   F E R P A

LLSD воспользовались преимуществами апгрейда, включая ПО для рабочих групп Groupware, и намерены продолжать работать с ним по мере продолжения развертывания. Они ожидают, что добавление ПО для рабочих групп Groupware будет иметь масштабное положительное влияние на коммуникацию и онлайн%планирование в рамках округа, по мере внедрения этих функций.

С добавлением MAPI%коннектора LLSD смог использовать имеющиеся лицензии Microsoft Outlook. Для тестирования функциональности продукта LLSD развернул пилотную программу MAPI%коннектора. Пилотная программа была реализована в 2003 году в течение двух-трех месяцев. Уэсли описал эволюцию технологии с точки зрения конечного пользователя: «С начала и до конца действия пилотного проекта решение в основном покрывало все наши потребности». LLSD также использует функционал RADIUS для идентификации пользова% телей в рамках округа.

CommuniGate Pro с ПО для рабочих групп Groupware позволил LLSD достичь их целей в реализации внутреннего решения для обмена электронными сообщениями. LLSD смогли воплотить свои ожидания по части низкой совокупной стоимости владения, минимальных потребностей обслуживания, увеличения гибкости и спектра услуг клиентской поддержки. «На начальном этапе требовалось провести масштабные работы по планирова% нию, но как только мы щелкнули выключателем, все пошло как по маслу, – говорит Уэсли. – Как и любое учебное заведение, мы ограничены в персонале, и список наших обязанностей значительно превышает список наших сотрудников, так что это большое благо – иметь продукт, по поводу которого мы может взаимодейство% вать с продавцом и получать ответы на вопросы по мере их возникновения, имея в своем распоряжении мощные ресурсы поставщика».

Кроме того, CommuniGate Pro с ПО для рабочих групп (Groupware) стала прочной основой для предоставления пользователям дополнительных возможностей, которые непосредственно отвечают специфическим потребно% стям сферы образования.

Закон о правах семьи на образование и неприкосновенность частной жизни (FERPA) является федеральным мандатом, который ограничивает распространение любой информации об учащихся в электронном виде без согласия родителей. В результате, школьным округам было поручено наладить на местах процессы для получения и проверки родительского согласия с целью соблюдения и защиты неприкосновенности частной жизни учащихся.

Используя существующие функции CommuniGate Pro, Уэсли разработал для родителей возможность нажатием одной кнопки получить доступ к бланкам на оформление согласия, подготовленным окружными юрисконсуль% тантами, через веб%сайт LLSD. Родители могут затем вставить бланк в электронное письмо и отправить по электронной почте в соответствующую школу, согласно требованиям FERPA. Процесс позволяет окружным школам с легкостью получать и проверять родительское согласие и, в качестве дополнительной льготы, предоставляет школьным администраторам возможность легко собрать базу электронных адресов родителей для будущей отправки сообщений. «Кнопка предоставления согласия по почте» стала моделью для других школьных округов, которые были просто потрясены, когда LLSD применил подобное нововведение. LLSD были счастливы оказать округу эту ценную услугу, используя функции списка инновационного продукта, и она была внедрена с минимальными затратами времени и усилий.

FERPA также требует, чтобы школы охраняли и ограничивали доступ сотрудников к сведениям об учащихся медицинского или иного специфического характера, предоставляя его только тем сотрудникам, которые непосредственно работают с данными учащимися. Уэсли объясняет: «Когда у вас запланированы какие%то встречи, даже если это просто встреча с миссис Смит и маленьким Тимми, связанная со здоровьем, это не может быть представлено для общего обозрения или даже для обозрения персонала, но только для тех, кто может иметь к этому доступ по закону».

Используя функционал общих папок и возможности календаря CommuniGate Pro, Уэсли и его команде удалось создать календари и общие папки для различных отделов. Любой отдел может с легкостью управлять этими функциями самостоятельно, охраняя частную жизнь студентов и обеспечивая соблюдение FERPA. «Пользова% тель может регулировать доступ к сообщениям посредством общих папок, а также управлять и делиться определенными календарями друг с другом», – говорит Уэсли. «Это огромный шаг вперед: регулирование перешло в ведение конкретных отделов, что прежде казалось просто невероятным».

Решение CommuniGate Pro предоставило школьному округу возможность обеспечивать для своего персонала дополнительные виды обслуживания с минимальными усилиями и без дополнительных расходов на ИТ. Благодаря предоставляемым функциональным возможностям, LLSD может предложить безопасную и надежную веб%площадку для общения учителей с родителями и учащимися. До внедрения CommuniGate Pro, поддержива% ющего веб%страницы учителей, те использовали сторонние ресурсы, что создавало проблемы для LLSD с точки зрения соблюдения конфиденциальности и безопасности.

Теперь, с CommuniGate Pro, создать веб%площадку, непосредственно связанную с веб%сайтом местного школьного округа Лакота, так же просто, как зарегистрировать электронный адрес. Кроме того, учителя могут выполнять большую часть работ по администрированию самостоятельно, экономя время ИТ%отдела и деньги. С учетом обширности школьного округа, функции календаря и планирования, предоставляемые CommuniGate Pro с ПО для рабочих групп (Groupware), играют важную роль в рационализации и оптимизации коммуникаций в пределах округа. Мульти-платформенные возможности CommuniGate Pro позволяют преподавателям и сотрудникам беспрепятственно общаться с помощью электронной почты, календарей и планирования, независимо от того, какую операционную систему они используют и где находятся, благодаря чему округ использует существующие ресурсы в оптимальном взаимодействии.

LLSD также в настоящее время запущена пилотная программа по разработке для различных отделов календа% рей, общей базы контактов и общего списка задач, что позволит рационализировать рабочий процесс и улучшить связь в пределах округа.

П Л А Н Ы  Н А  Б У Д У Щ Е Е

По мере роста округа Уэсли и LLSD планируют и далее опираться на успешную работу CommuniGate Pro и в полную меру использовать новые SIP-функции, такие как видеоконференции и телефония, интегрированные в организацию обмена сообщениями.

Уэсли говорит: «Наша сетевая инфраструктура разрабатывалась в течение последних несколько лет, чтобы полностью поддерживать любые из этих функций, и сейчас мы достигли уровня, когда хотим начать максимально эффективно использовать наши ресурсы в дополнение к развитию инфраструктуры».

«Есть много продуктов, которые делают все, о чем мы говорили. Однако до сих пор нет ни одного продукта, который делал бы все это одновременно, – объясняет Уэсли. – С точки зрения бюджета, мы не могли позволить себе укомплектовывать «полный пакет» из отдельных функций различных продуктов. CommuniGate Pro оказался отличным решением на многих уровнях».